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GAIABusiness– AI at Work. Kontakt

Ein System für den ganzen Betrieb

Mehr Zeit fürs Geschäft.
Alles an einem Ort.

Mit GAIA Business (Operating System = OS) laufen Rapporte, Material, Mails, Termine und Belege in einem System zusammen. Erfasst wird unterwegs am Handy, im Büro wird nur noch freigegeben.

Kontakt aufnehmen

  1. Kunde, Termin, Fotos und Bericht im selben Auftrag.

  2. Diktieren, speichern, einreichen.

  3. Die Antwort kommt aus dem Archiv, mit Quelle.

  4. Vorschlag unter Mindestbestand, bestellt wird nach Freigabe.

So funktioniert’sVorführung mit Musterbetrieb

Musterbetrieb · Punkte antippen · Die Vorführung läuft automatisch

Wie viel Zeit gewinnt Ihr Betrieb?

Im Handy scrollen und eintippen · Schätzwerte von GAIA Business anhand von Testdaten

Aus der Praxis entstanden: Seit Frühling 2026 arbeitet Kareem Oueini selbst mit dem System in seiner Firma Fine & Bold Taste Specialties KlG, die das Getränk Cafété vertreibt: für Lagerverwaltung, Belege, Kundenbetreuung, Mails, Kundenakquise, Terminplanung, tägliche Erinnerungen und die Rechnungsausstellung mit bexio.

Ausgangslage

Wo Schweizer KMU heute stehen

KI ist in den meisten Betrieben angekommen, im Alltag eingebaut ist sie selten. Drei unabhängige Erhebungen zeigen das Bild:

60 %

der Schweizer Unternehmen setzen KI bereits ein – bei KMU je nach Grösse 59 bis 77 %.

UBS Outlook Schweiz Q2 2026, rund 2'500 Unternehmen

14 %

haben KI systematisch in mehrere Abläufe eingebaut – 31 % stecken noch in Pilotprojekten.

EY, KI-Studie Schweiz 2026, 604 Befragte

57 %

der KI-nutzenden KMU berichten von Zeitersparnissen.

AXA/Sotomo, KMU-Arbeitsmarktstudie 2025, 300 KMU

UBS (mit Intervista) und EY befragen Unternehmen aller Grössen, Sotomo für AXA nur KMU.

GAIA Business setzt genau hier an: Die meisten nutzen KI als einzelnes Werkzeug neben der Arbeit. GAIA Business baut sie nahtlos in die täglichen Abläufe ein – in einer einzigen Oberfläche.

  • Kennt Ihren Betrieb

    Arbeitet mit Kundenakte, Aufträgen, Lager und Unterlagen.

  • Arbeitet im Ablauf

    Erledigt die Vorarbeit dort, wo sie anfällt.

  • Bleibt unter Kontrolle

    Ein Mensch gibt frei, jede Aktion wird protokolliert.

Beispiel: eine Kundenmail beantworten

Heute, mit einem Chat-Programm5 Schritte · 3 Programme

  1. Mail öffnen und Text kopieren
  2. ChatGPT öffnen, einfügen und den Kunden erklären
  3. Antwort kopieren
  4. Zurück ins Mailprogramm, einfügen, anpassen
  5. Auftrag und Kundenakte separat nachführen

Mit GAIA Business3 Schritte · 1 Oberfläche

  1. Die Mail ist der zuständigen Person zugeordnet
  2. Der Antwortentwurf liegt bereit – mit Kundenakte und Auftrag im Blick
  3. Prüfen, freigeben, fertig – der Auftrag ist gleich miterfasst

Eine Oberfläche für alles. Wer will, arbeitet nur noch in GAIA Business.

Im Alltag

Typische Situationen

SituationMit dem System

Eine Frage zu Kunde oder Objekt, etwa wo etwas deponiert ist.

Die Antwort steht in der Kundenakte und lässt sich direkt im Handy erfragen.

Ein Material wird knapp.

Unter dem Mindestbestand liegt eine Bestellung zur Freigabe bereit.

Eine Kundenanfrage kommt per Mail.

Sie wird der zuständigen Person zugeordnet, mit Antwortentwurf und bei Bedarf einem Serviceauftrag.

Ein Partner oder Subunternehmer muss aufgeboten werden.

Kontakt und Termin stehen im Auftrag, sichtbar für alle, die daran arbeiten.

Rapporte und Belege stehen an.

Gesprochen oder fotografiert, vom System vorbereitet und zur Prüfung vorgelegt.

Eine Wartung wird fällig.

Sie meldet sich rechtzeitig von selbst und wird zum Serviceauftrag.

Umfang

Was das System übernimmt

Diese acht Bereiche sind in jedem Betrieb enthalten, auf Handy, Tablet und PC. Braucht Ihr Betrieb mehr, erweitern wir das System um weitere Werkzeuge – ohne Aufpreis.

  • Per Sprache oder Formular erfasst, mit Auftrag, Stunden und Material. Freigabe durch die Projektleitung.

  • Bestände und Mindestmengen. Bestellvorschläge entstehen automatisch, bestellt wird erst nach Freigabe. Der Weg zum Lieferanten wird je Betrieb angebunden.

  • Eingehende Mails werden zugeordnet, Antworten als Entwurf vorbereitet. Ihr Postfach wird bei der Einrichtung angebunden.

  • Kundenakte, Serviceaufträge mit Fotos und Wartungen, die sich rechtzeitig melden.

  • Persönliche Termine, Betriebskalender und Abwesenheiten. Das Team sieht nur, wer abwesend ist, nicht weshalb.

  • Mit dem Handy fotografiert, ausgelesen und zur Prüfung vorkontiert.

  • Mitteilungen an einzelne Personen oder an eine ganze Rolle, etwa an den Einkauf.

  • Wissen zu Kunden, Anlagen und Abläufen bleibt im Betrieb und ist in normaler Sprache abfragbar.

  • Weitere Werkzeuge für Ihren Betrieb

    Sie brauchen etwas Bestimmtes? Wir entwickeln es passend zu Ihren Abläufen – ohne Aufpreis.

Wert

Mit jedem Tag wertvoller

Jeder Rapport, jede Antwort und jedes Dokument fliesst ins Betriebsgedächtnis. Das Wissen bleibt im Betrieb, auch bei wechselndem Personal.

Betriebsgedächtniswächst mit jeder Eingabe

Anbindung

Ihre Programme bleiben

Das System ergänzt Ihr Branchenprogramm. Es liegt als Schicht darüber und verbindet, was Sie heute schon nutzen. Was angebunden wird, klären wir im Gespräch; die Anbindung gehört zur Einrichtung. Projekte, Artikel, Bestände und Lieferanten lassen sich per Import übernehmen.

GAIA Business OS
  • Branchen­programm
  • Postfach
  • Kalender
  • Lieferanten
  • Buchhaltung

Einrichtung

Spezialisiert auf Ihren Betrieb

Wir schauen uns Ihre Abläufe vor Ort an und richten das System darauf aus: Name und Logo, Rollen und Rechte, Fachbegriffe, Lieferanten. Die Einrichtung ist im Preis inbegriffen.

Datenschutz

Datenschutz

Ihre Daten bleiben Ihre Daten. So schützen wir sie:

Verschwiegenheitserklärung

Selbstverständlich bereiten wir eine Verschwiegenheitserklärung für Ihren Betrieb vor und unterzeichnen sie. Sie gilt unbefristet, auch über das Ende der Zusammenarbeit hinaus.

Pseudonymisierung: Namen verlassen den Betrieb nicht

  1. Im Betrieb«Rückruf an Hans Muster wegen Lüftung»
  2. Was die KI sieht«Rückruf an Person_3fa91c wegen Lüftung»
  3. Zurück im BetriebEchte Namen wieder eingesetzt
Namen von Kunden und Mitarbeitenden, Adressen, Telefonnummern, Mailadressen, Konto- und AHV-Nummern ersetzt das System durch Platzhalter, bevor etwas an die KI geht. Fotos und gescannte Belege gehen als Bild an die KI.

  • Eigener Server in der Schweiz

    Nur für Ihren Betrieb, täglich verschlüsselt gesichert, dazu eine zweite Kopie bei einem anderen Schweizer Anbieter.

  • Spracherkennung in der Schweiz

    Infomaniak in Genf wandelt Gesprochenes in Text um, auch Schweizerdeutsch. Die Aufnahme wird danach gelöscht.

  • An die KI nur das Nötigste

    An Claude von Anthropic. Verarbeitung in den USA, abgesichert mit Standardvertragsklauseln inklusive Schweizer Zusatz.

  • Jede Person sieht nur, was sie soll

    Rechte je Rolle, direkt in der Datenbank erzwungen – auch für die KI.

  • Kein Training mit Ihren Daten

    Anthropic trainiert nicht mit Ihren Daten und speichert sie höchstens 30 Tage.

  • Lückenlos protokolliert

    Jede Aktion fälschungssicher mit Zeit und Person. Export oder Löschung aller Daten auf Wunsch.

  • Datenschutzpaket nach Schweizer Recht

    Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung, Massnahmen, Merkblatt und Bearbeitungsverzeichnis liegen bereit.

Nutzen

Der Nutzen in Zahlen

20 Stunden

pro Monat braucht ein Schweizer Unternehmen im Median allein für gesetzliche Vorschriften. 21 % nennen 11 bis 20 Stunden interne Administration pro Monat, mindestens 24 % mehr.

SECO, Bürokratiemonitor 2022, 1'525 befragte Unternehmen

CHF 2'800

Arbeitszeit pro Monat setzt GAIA Business in der Beispielrechnung für einen Betrieb mit 15 Personen frei: rund 56 Stunden netto, gerechnet mit eher konservativen CHF 50 Arbeitskosten pro Stunde (Faktor 2,8 zum Preis). Fliesst die freigesetzte Zeit in verrechenbare Aufträge, ist der Nutzen rund doppelt so hoch.

Beispielrechnung, Aufstellung unten.
Heute91,0 Std.
Mit GAIA Business34,7 Std.
56,3 Std. pro Monat freigesetzt

Zur Verwaltung kommen im Alltag Rapporte, Bestellungen und Mails. Genau hier setzt GAIA Business Arbeitszeit frei, für Kunden und Aufträge statt fürs Büro. Wie viele Stunden das in einem Betrieb ausmacht, zeigt die Beispielrechnung.

Gegenüberstellung: Arbeitszeit heute und mit GAIA Business (Betrieb mit 15 Personen)Rechenweg anzeigen

Gerechnet wird netto: die Zeit, die ein Vorgang heute braucht, minus die Zeit, die mit GAIA Business bleibt: diktieren oder fragen, prüfen und freigeben. Alles andere übernimmt die KI. Annahme: 10 Personen in Werkstatt und Montage, 5 im Büro und in der Leitung, 21 Arbeitstage pro Monat.

Rapporte erfassenAus der Sprachnachricht macht das OS einen fertigen Rapport 31,5 → 7,0 Std. −24,5 Std.

10 Rapporte pro Tag × 21 Tage: heute je 9 Min. (Zettel ausfüllen, im Büro abtippen) = 31,5 Std., mit GAIA Business je 2 Min. = 7,0 Std. (diktieren, prüfen, Rapportfreigabe)

Infos nachschlagenDie Antwort kommt direkt durch die KI des OS aus Archiv und Kundenakte, mit Quelle 10,5 → 5,3 Std. −5,2 Std.

15 Fragen pro Tag (wo etwas liegt, wer zuständig ist, was beim Kunden gilt) × 21 Tage: heute je 2 Min. (suchen, anrufen, nachfragen) = 10,5 Std., mit GAIA Business je 1 Min. = 5,3 Std. (fragen, Antwort lesen)

Mails beantwortenDen Antwortentwurf formuliert das OS 26,3 → 15,8 Std. −10,5 Std.

15 Mails pro Tag × 21 Tage: heute je 5 Min. (lesen, Antwort schreiben) = 26,3 Std., mit GAIA Business je 3 Min. = 15,8 Std. (Entwurf prüfen, Sendungsfreigabe)

Material bestellenVerbrauchtes wird direkt abgebucht, und das OS meldet rechtzeitig, was nachbestellt werden muss 10,5 → 3,5 Std. −7,0 Std.

2 Bestellungen pro Tag × 21 Tage: heute je 15 Min. (Lager prüfen, beim Lieferanten bestellen) = 10,5 Std., mit GAIA Business je 5 Min. = 3,5 Std. (Vorschlag prüfen, Bestellfreigabe)

Belege erfassenEin Foto genügt, Betrag und Konto liest das OS heraus 8,0 → 2,0 Std. −6,0 Std.

120 Belege pro Monat: heute je 4 Min. (abtippen, kontieren, ablegen) = 8,0 Std., mit GAIA Business je 1 Min. = 2,0 Std. (fotografieren, Belegfreigabe)

Termine planenMontage- und Kundentermine trägt das OS nach der Freigabe in den persönlichen Kalender ein, fällige Wartungen schlägt es von sich aus vor 4,2 → 1,1 Std. −3,1 Std.

3 Termine pro Tag × 21 Tage: heute je 4 Min. (Kalender prüfen, eintragen, Wartungsliste durchsehen) = 4,2 Std., mit GAIA Business je 1 Min. = 1,1 Std. (sagen, Terminfreigabe; fällige Wartungen erzeugen den Auftrag selbst; gezählt wird nur das Planen, nicht der Termin)

Total pro Monat91,0 → 34,7 Std.
56,3 Std. pro Monat freigesetzt
CHF 2'800Gegenwert der freigesetzten Zeit bei CHF 50 Arbeitskosten pro Stunde

Die Arbeitskosten von CHF 50 pro Stunde sind eher konservativ angesetzt: Laut Holzbau Schweiz, Regieansätze 2026 kostet eine Stunde Fachmann schon vor Gemeinkosten rund CHF 54, verrechnet werden CHF 93 bis 105. Im Pilot belegen Zahlen aus dem System, wie viele Rapporte, Antworten, Belege und Mails GAIA Business übernommen hat.

Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen (Zeitrechner am Anfang der Webseite) ↑

Konditionen

Ihre Investition pro Monat

Basislizenz CHF 390, dazu CHF 40 pro Person. KI-Nutzung inbegriffen.

In der Basislizenz

  • Eigener Server in der Schweiz, nur für Ihren Betrieb
  • Tägliche verschlüsselte Sicherung, dazu eine zweite Kopie bei einem anderen Schweizer Anbieter
  • Monatlicher automatischer Test, ob sich die Sicherung vollständig zurückspielen lässt
  • Laufende Überwachung mit automatischem Alarm
  • Sicherheits- und Funktionsupdates ohne Aufpreis
  • Persönlicher Support durch einen festen Ansprechpartner
  • Datenschutzpaket nach Schweizer Recht, vorbereitet

Pro Person

Persönlicher Zugang mit eigenen Rechten, KI-Nutzung im Rahmen des Fair Use und Spracherkennung, auch für Schweizerdeutsch.

  • Einrichtung im Betrieb inbegriffen
  • Keine versteckten Kosten
  • Schweizweite Einrichtung vor Ort

GAIA Business OS 5

5 Personen

CHF 590 pro Monat

Basislizenz 390 + 5 × 40 pro Person

KI-Nutzung und Einrichtung inbegriffen.

GAIA Business OS 15

15 Personen

CHF 990 pro Monat

Basislizenz 390 + 15 × 40 pro Person

KI-Nutzung und Einrichtung inbegriffen.

GAIA Business OS 20

20 Personen

CHF 1'190 pro Monat

Basislizenz 390 + 20 × 40 pro Person

KI-Nutzung und Einrichtung inbegriffen.

Jede Grösse dazwischen nach derselben Formel, zum Beispiel 6 Personen CHF 630. Über 20 Personen: Angebot auf Anfrage.

Was die KI im Monat kostet – bereits inbegriffen

Beispiel: Betrieb mit 15 Personen und 21 Arbeitstagen im Monat. Jede Anfrage geht an das passende KI-Modell: Routineaufgaben an ein schnelles, genau dafür ausgelegtes Modell, Archiv, Kundenakte und Texte für Kunden an das leistungsstärkste.

Rechnung im Detail
15 Personen, je 50 Anfragen pro Tag15'750 Anfragen
70 % Routineaufgaben (Rapport, Bestand, Termin), je rund 0.07 RappenCHF 8
30 % Archiv, Mails, Offerten und Fotos, je rund 1.5 RappenCHF 71
120 Belege auslesen, je rund 2 RappenCHF 2
KI-Kosten pro Monat, rund CHF 5 pro Personrund CHF 81

Im Preis inbegriffen. Quellen: Preise des KI-Anbieters laut Anthropic, Preisliste der Claude-Modelle (Stand November 2026, in Dollar, hier rund 1:1 in Franken); Umfang einer Anfrage (rund 3'000 Tokens je Schritt, meist zwei Schritte) aus der eigenen Messung im Testbetrieb, November 2026. Der Anteil der Routineaufgaben von 70 % ist eine Annahme und wird im Pilot gemessen.

Fair Use: Inbegriffen ist die übliche Nutzung von rund 50 KI-Anfragen pro Person und Arbeitstag. Deutlich intensivere Nutzung verrechnen wir nach Verbrauch. Sie erhalten vorher eine Mitteilung und legen selbst fest, bis zu welchem Betrag die KI pro Monat laufen darf.

Alle Beträge ohne Mehrwertsteuer.

Kontakt

Wir freuen uns auf Sie.

GAIA Business richten wir gemeinsam mit Ihnen ein – Schritt für Schritt, Bereich für Bereich. Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihren Betrieb kennt, und behalten jede Entscheidung in der Hand.

In rund drei Wochen startklar

  1. Woche 1Abläufe vor Ort aufnehmen
  2. Woche 2Einrichten, Daten übernehmen, Programme anbinden
  3. Woche 3Einführung im Team – los geht’s
Kareem Oueini

Kareem Oueini

Gründer, Softwareentwickler und Geschäftsleitung

+41 77 467 90 38
hello@gaia-business.ch

GAIABusiness
by Fine & Bold Taste Specialties KlG
Zürich, Schweiz

Selbst ansehen: Live-Demo Zugang auf Anfrage.

Fragen? Anregungen? Interesse?

Wir melden uns innert eines Arbeitstags.

E-Mail schreiben · hello@gaia-business.ch Anrufen: +41 77 467 90 38